Logiciel Cloud de gestion des factures fournisseurs. Pourquoi l'utiliser ?

Chaque jour, des milliers de start-up sont créées dans le monde. Cette affirmation est assez généraliste, mais selon les statistiques, la France est considérée comme une "start-up nation". A tout le moins, un pays d’entrepreneurs. D’après l’Insee, 591.000 entreprises ont été créées en 2017, soit 7% de plus qu’en 2016. Colossal ! Dès la création de leur entreprise, les dirigeants se trouvent confrontés à toutes sortes de questions, de rouages à comprendre et de réglementations à respecter et de solutions technologiques à choisir, outils collaboratifs, logiciels de gestion des factures fournisseurs dématérialisées...

Les logiciels de Cloud Computing qui automatisent certains workflows peuvent être utiles, en particulier pour les fonctions comptables, fonctions qui englobent des tâches fastidieuses et consommatrices de temps. De nombreuses PME restent convaincues que l’automatisation des processus comptables n’est réservée qu’aux grandes entreprises. Pourtant il existe des logiciels de dématérialisation en mode Cloud, telles que Yooz, qui permettent à tout type d’organisation, quels que soient les volumes de documents traités et la complexité de ses processus, d’accéder à des fonctionnalités avancées tout en garantissant une extrême simplicité.

Le logiciel cloud comptable : troisième levier technologique des entreprises

En 2016, seulement 31 % des DAF avaient placé le cloud dans leur priorité, mais 47 % un an plus tard… C’est aujourd’hui le troisième levier technologique de la transformation digitale, après la dématérialisation et la visualisation des données. D'ailleurs, comme le souligne l’enquête de PWC, 83 % des DAF français pensent que les logiciels cloud seront un incontournable du SI Finance, dans tous les domaines : dématérialisation de documents et de dossiers de clôture, gestion de trésorerie, fiscalité… Cet engouement pour le cloud s’explique par plusieurs facteurs : [1] les atouts de facilité et rapidité de mise en œuvre, [2] l’économie liée à l’absence d’investissement informatique pour mettre en œuvre le projet et [3] le développement des modèles de facturation à l’usage.

Comment ces logiciels cloud peuvent-ils répondre aux besoins d’une start-up ou PME ?

Les entreprises ont commencé à autoriser, et même à encourager, leurs employés à utiliser leur propre ordinateur portable, tablette ou téléphone, plutôt que ceux mis à disposition par l'entreprise. En effet, depuis son smartphone ou sa tablette, un collaborateur peut, où qu’il se trouve, vérifier et répondre à ses e-mails, consulter et modifier un document, assister à un webinar ou participer à une réunion virtuelle – et, dans le cas de Yooz, approuver ses factures. Toutes ces opérations sont d’autant plus facilitées que les appareils mobiles disposent aujourd’hui d'écrans plus grands et plus adaptés. Il en va de même pour presque toutes les activités professionnelles aujourd'hui.

Les logiciels Cloud facilitent aussi l'organisation de nos emplois du temps toujours plus serrés. Vous êtes en retard à une réunion ? Connectez-vous et participez à la réunion depuis votre smartphone pour ne rien manquer. Vous vous réveillez au beau milieu de la nuit avec une idée géniale ? Envoyez-la par e-mail ou par SMS aux collaborateurs intéressés (ne craignez pas de les réveiller, ils se trouvent probablement sur un autre fuseau horaire dans une autre région du monde). Vous êtes bloqué dans un embouteillage et vous devez rappeler à un collaborateur de remettre les feuilles de paie ? Préparez un mémo vocal.

Les applications d'entreprise les plus utiles s'appuient sur la technologie du Cloud pour assurer un accès continu aux données partout dans le monde depuis un appareil mobile. D’autre part, l'usage de plus en plus répandu des smartphones et autres appareils mobiles impose aux ingénieurs logiciels de concevoir des applications directement accessibles dans le Cloud.

Bien sûr, il existe encore de nombreuses situations où les systèmes et installations sont dites "on-premises". Mais, les milliers de startups et petites entreprises qui se créent chaque jour, et qui, pour la plupart, travaillent avec des collaborateurs d'autres régions du pays ou du monde, doivent être en mesure de rester connectées 24h/24 et 7j/7. La technologie Cloud leur permet de travailler sans avoir à se soucier de la maintenance des serveurs ou des questions techniques.

Les logiciels cloud de gestion des factures fournisseurs pour automatiser

Considérons par exemple les logiciels de dématérialisation en mode Cloud. Il s’agit de logiciels parfaitement adaptés pour cette typologie d’entreprise, quelle que soit sa taille. Grâce à l’automatisation de vos circuits comptables, vos processus factures deviennent puissants, intelligents et faciles à gérer ! Nous aurions aussi pu ajouter les termes "agile", "flexible", "évolutif" et "abordable" !  Tous ces concepts sont importants si vous êtes une nouvelle entreprise ou une start-up, avec moins de 10 utilisateurs mais avec un fort potentiel de croissance !

Vous n'avez pas besoin d'être un professionnel de la comptabilité. Ces logiciels sont intuitifs et offrent à votre équipe une prise en main rapide du système. Il suffit simplement de désigner la personne qui approuvera les factures et les soumettra pour paiement. Viendront ensuite le marketing, la levée de fonds, l'ingénierie... et la préparation du café.

Les avantages d'un logiciel en cloud pour la gestion des factures fournisseurs

En choisissant d'incorporer un logiciel cloud dédié à la gestion des factures fournisseurs, de nombreux avantages se dessinent.

• Accessibilité : la gestion des factures devient accessible de partout, facilitant la collaboration à distance et l'accès aux données même pour des équipes dispersées.
• Mises à jour automatiques : les fonctionnalités sont constamment optimisées grâce aux mises à jour automatiques, éliminant la nécessité d'efforts supplémentaires pour rester à jour.
• Réduction des coûts d'infrastructure : l'élimination des serveurs locaux réduit significativement les coûts liés à l'achat et à la maintenance d'infrastructures physiques.
• Sécurité et conformité : les fournisseurs de logiciels cloud investissent massivement dans la sécurité des données, garantissant des fonctionnalités avancées de sauvegarde, de cryptage et de conformité réglementaire.

L'utilisation d'un logiciel cloud pour la gestion des factures fournisseurs offre donc une flexibilité, une efficacité opérationnelle et une sécurité accrues, répondant aux besoins changeants des entreprises modernes.

Plus concrètement, comment le logiciel 100 % cloud de Yooz peut-il s'aligner avec vos exigences en matière de comptabilité ?

[1] les atouts de facilité et rapidité de mise en œuvre

La rapidité de déploiement liée au cloud répond aux contraintes de délai de mise en œuvre d'un projet de dématérialisation : les phases de test et de déploiement, traditionnellement longues sont réduites au minimum. Dès le paramétrage effectué, le logiciel est immédiatement utilisable et accessible sur tous les postes dotés d’une connexion Internet. Ceci se traduit par un gain de temps non négligeable pour les équipes informatiques qui peuvent ainsi se concentrer sur d’autres projets créateurs de valeur.

Yooz peut en seulement quelques heures, être mise en production dans une PME avec des règles de gestion relativement simples, comme s’adapter aisément aux organisations décentralisées les plus sophistiquées dans des délais très courts grâce à la souplesse de la solution et l’adaptabilité de ses workflows de validation.

[2] l’économie liée à l’absence d’investissement informatique pour mettre en œuvre le projet

La mutualisation des coûts limite de manière importante les investissements nécessaires. Nul besoin de prévoir des coûts de licences et de maintenance lourds, ni des ressources spécifiques pour assurer l’exploitation, ce qui se traduit de fait par une réduction du coût total de possession des applications. Le mode cloud permet d'éviter les tâches fastidieuses et coûteuses en temps et en ressources, comme les mises à jour, les changements de versions et les migrations, qui sont assurées par le prestataire.

[3] le développement des modèles de facturation à l’usage.

Lors de sa démarche de prospection auprès de fournisseurs de logiciels de dématérialisation, l'un de nos clients nous a confié ceci : « un grand nombre de fournisseurs que nous avons évalués, nous proposaient un logiciel dont le prix était en totale inadéquation avec nos besoins réels et notre problématique. Yooz s'est alors imposée comme l'outil idéal, performant et évolutif, nous savons qu’il s’adaptera parfaitement aux évolutions de notre entreprise. »

Chez Yooz, nous personnalisons notre plateforme selon les besoins des start-up. Ainsi, vous ne payez que ce dont vous avez besoin. Faites-nous confiance, les économies ainsi réalisées vous permettront de financer bien d'autres projets au fur et à mesure que vous développerez votre entreprise.

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